Учет финансов организации. обзор инструментов

Содержание статьи

1.
2.
3.
4.
5.

Значительная часть предпринимателей и организаций (39%) отслеживают финансовые потоки в программах широкого предназначения, например, электронных таблицах и даже текстовых документах. К сожалению, такие программы не предназначены для ведения учета финансов, а устаревшие методы и вовсе могут ввести в заблуждение и привести к серьезным ошибкам. Почему же бизнесмены продолжают пользоваться такими инструментами? Объяснение логично.

Во-первых, предпринимателям некогда отслеживать ключевые финансовые показатели. У бизнесмена много других важных задач: разработка стратегии, увеличение прибыли, бесконечный поиск хороших сотрудников и «подстегивание» нерадивых, работа с ФНС и т.д. Кроме того, качественному учету финансов часто мешает недостаток знаний в области экономики, бухгалтерии и т.п., а также низкая цифровая грамотность. Увы

Действительно, а зачем заниматься финансовым учетом? Да хотя бы, чтоб не попадать в кассовые разрывы – ситуацию, когда для выплаты зарплат или расчетов с поставщиками на счетах нет денег.

Простой пример. Предприниматель из Смоленска Владимир Горецкий в начале своего бизнес-пути решил потратить первые доходы на крутой компьютер и офисное кресло. Он же босс! Результат не заставил себя ждать. Образовалась «дыра» – кассовый разрыв в 500 тысяч рублей. Это сейчас успешный франчайзи «Додо Пиццы» пользуется для учета финансов сервисом ПланФакт. Но тогда пришлось брать кредит, чтобы выплатить зарплату сотрудникам.

Ситуация, в которую попал Горецкий, действительно часто случается с российскими предпринимателями. То же исследование НАФИ показало, что 37% собственников регулярно попадают в кассовые разрывы. Причем с 10% бизнесменов это происходит с завидной регулярностью – 3-5 раз в год.

Кассовый разрыв – одна из самых распространенных и заметных ошибок в учете финансов организации. Чтобы ее избежать, нужно грамотно отслеживать доходы с выделением важнейших клиентов, расходы с разбивкой по основным статьям, оценивать прибыль по организации в целом и по каждому заказу в отдельности, рентабельность и многие другие показатели. Кроме того, каждый предприниматель хочет знать, сколько денег он может взять себе и в какой момент. Все это требует системного подхода к финансовому учету. И помогут в этом современные программы и сервисы.

Как вести финансовый учет

Многое зависит от масштабов бизнеса. Если у вас одно направление и десяток ассортиментных позиций, поначалу хватит и Гугл-таблиц. Если бизнес крупнее — стоит задуматься о специальном сервисе для управленческого учета. У предпринимателей редко есть время, чтобы ежедневно переносить в таблицы итоги делового дня: они полагаются на чутье и объем поступлений на расчетный счет. Но этот подход часто доводит до проблем, когда становится ясно, что сумма на счете не равна чистой прибыли. 

Поэтому стоит завести ценную привычку следить за деньгами компании с самого начала работы, тем более что для этого есть инструменты.

• Excel или Google-таблицы – бесплатный инструмент, но заполнять его должны вы сами. В сети есть много шаблонов таблиц для разных типов бизнеса. Найдите свой вариант и “доточите” его до нужного вам состояния. После этого придется хотя бы раз в неделю, а лучше — через день-другой вносить в таблицы данные о поступлениях и расходах, анализировать их и понимать, что происходит в бизнесе.
• Специализированные сервисы для финансового и управленческого учета – отдельные программы, за которые вы уже платите целенаправленно. Они автоматизированы: нужно только настроить интеграцию с интернет-банком и, возможно, бухгалтерским сервисом, чтобы система строила отчеты. Например, сервис финансового и управленческого учета Seeneco

– Организует финансовый и управленческий учет

– Покажет, сколько денег в бизнесе

– Предупредит о кассовом разрыве

– Рассчитает рентабельность проектов

– Обеспечит планирование доходов и расходов

– Посчитает чистую прибыль и другие ключевые показатели

– Отчеты, аналитика и инфографика для максимизации прибыли

– Выставление счетов клиентам и онлайн контроль дебиторки

Большой пак дополнений март 2021: регламентные задания, распознавание дат и чисел, оповещения, поля с автозаполнением и многое, многое другое

Релиз с огромным количеством дополнений. Дополнение к основной статье Simple UI: https://infostart.ru/public/1153616/
Перечень изменений:
1. Оптическое распознавание дат в разных форматах
2. Оптическое распознавание чисел в разных форматах
3. Запуск кода из кода синхронно/асинхронно в фоне (Python)
4. Регламентные задания с расписанием от 1 мс
5. Всплывающие сообщения
6. Уведомления из любого контекста простые
7. Уведомления с ответом (для Anroid начиная с Oreo)
8. Поле ввода с событием на каждый символ
9. Поле ввода с автозаполнением (предварительно передается список)
10. Новый настраиваемый диалог ввода и работа с ответами диалога
11. Работа с речью и голосом из любого контекста

А также изменения в документации. В данную статью не вошло описание системы группового администрирования и мониторинга.

AceMoney Lite

AceMoney Lite представляет собой облегченную версию AceMoney — продвинутого коммерческого продукта для ведения домашней бухгалтерии. Отличие бесплатной версии от платной — возможность управления лишь двумя счетами (счетом программа считает не только средства, хранимые в банке, но и, например, наличность, принадлежащую семье). Остальные функции у обоих продуктов практически одинаковы.

Возможности AceMoney Lite:

• Контроль и учет любых приходно-расходных операций.
• Автоматический учет регулярных платежей и доходов (например, взносов по кредиту и зарплаты) согласно пользовательскому расписанию.
• Поддержка 150 мировых валют. Отображение курсов валют в реальном времени (при наличии доступа в Интернет).
• Планирование бюджета на различные цели в разные периоды времени.
• Если к программе подключен банковский счет, AceMoney может получать актуальные данные о его состоянии непосредственно из банка (правда, с российскими банками программа не «дружит»).
• Вывод актуальных сведений о стоимости биржевых акций (значимая информация для инвесторов).
• Калькуляция долгов (выплат по займам и кредитам), сбережений (вкладов и депозитов), ипотечных взносов.
• Разнообразные виды отчетности: о движении средств на счете, расходах, доходах, категориях расходов (например, о ежемесячных тратах на бензин, продукты, коммуналку), бюджете, инвестициях и т. д. Отчеты по отдельным корреспондентам (тем, кому вы платите и от кого получаете платежи).
• Резервное копирование данных по расписанию.
• Парольная защита отчетов и резервных копий.

Для тех, кто только осваивает домашнюю экономическую науку, полезным подспорьем будет справка по работе с программой. В AceMoney она на русском языке.

AceMoney Lite, в отличие от двух вышеупомянутых приложений, регулярно обновляется. Кроме того, он официально поддерживает Windows 10 и все более ранние выпуски системы, начиная с Windows XP.

Money Manager Expense & Budget

И еще одно бесплатное приложение корейского разработчика Realbyte Inc. — Money Manager Expense & Budget. Точнее, платная версия у него имеется, но необходима она лишь тем, кто имеет более десяти источников доходов, называемых в терминологии разработчика активами.

В приложении есть все необходимое для наглядного контроля своих доходов, расходов и текущего остатка средств, формирования ежедневных, недельных или месячных отчетов и планирования с помощью понятной инфографики бюджета в различных категориях.

В приложении Money Manager Expense & Budget нет многопользовательского режима

Владельцы кредитов оценят наличие инструментов для отслеживания задолженности, которые помогают вовремя оплачивать взносы, а любители подробной информации — возможность снабжать расходы заметками и фотографиями продуктов или чеков.

Частично автоматизировать рутину позволяет функция повторяющихся операций. Для быстрого вызова часто используемых параметров есть вкладка «Избранное».

Дополняют картину возможность резервного копирования данных или их экспорт в таблицу Excel, вход по паролю и доступ к аккаунту через веб-интерфейс.

Рейтинг ZOOM	Привязка карты	Многопользовательский  режим	Доступ с ПК	Платная версия
1. «Дзен-мани»	да + распознавание СМС	да	да	От 99 рублей в месяц
2. «Дребеденьги»	нет	да	да	599 рублей в год
3. CoinKeeper	да + распознавание СМС	да	да	От 149 рублей в месяц
4. Toshl Finance	да	нет	да	От 194 рублей в месяц
5. EasyFinance	да	да	да	От 149 рублей в месяц
6. Personal Finance	нет	да	нет	нет
7. Money Manager Expense & Budget	нет	да	да	да

Приложения, которые синхронизируются с банковским счетом или СМС от банка

1. CoinKeeper

Данное приложение привлекает с первого взгляда. Разработчики сделали приятный красочный интерфейс, содержащий большие цветные иконки. В нем можно встретить статистику, которая будет отображаться в виде графика и различных цветных диаграмм, и возможность отправки уведомлений на экран блокировки вашего устройства.

Здесь присутствует функция автоматического учета бюджета, который помогает прогнозировать основные будущие расходы на основе статистики. Многих может порадовать то, что здесь есть возможность доступа с разных устройств. Существует платная и бесплатная версии приложения.

Developer: Disrapp LLCPrice: Free

2. Дзен-Мани

Такое приложение может стать вашим надежным помощником. В своей статистике Дзен-мани учитывает даже СМС от банка, которые уведомляют о различных доходов и расходов. Для того, чтобы записать информацию об очередной финансовой операции, не нужен доступ к Интернету.

Разработчики сделали функцию, которая позволяет импортировать данные из банковского счета. Приложение также может напоминать вам о ваших долгах, которые необходимо погасить в ближайшее время и запоминать платежи, которые вы запланировали. Интерфейс является понятным и удобным, что упрощает работу с таким вариантом.

Developer: Zenmoney.ruPrice: Free

3. Monefy

В данном приложении нет возможности напоминания о долгах и запланированных платежах, но мы его ценим благодаря определенным преимуществам. Вы можете вести учет нескольких счетов в одном приложении, так как эти счета разделяются на разные вкладки.

Для безопасности разработчики внесли возможность получения доступа к данным с помощью пин-кода или датчика отпечатка пальцев. В платной версии доступны диаграммы, отчеты и распознавание СМС от банка. Управление не вызывает затруднений.

Developer: Aimbity ASPrice: Free

4. Bills Monitor

Данное приложение дает возможность загрузки информации об оплаченных счетах. Оно будет помогать вам прогнозировать и планировать последующие расходы. С помощью цветного календаря вы будете знать, какие счета вы оплатили, а какие долги вам еще предстоит погасить.

Мы знаем, что многие выбирают такое программное обеспечение из-за того, что оно позволят проводить платежи из самого приложения. К основному недостатку относится отсутствие интерфейса на русском языке. Вы также можете обеспечить защиту своей информации с помощью пин-кода.

Developer: AsutosaPrice: Free

Как изменяются отношения с деньгами после ухода в свободное плавание

Чтобы ощущать финансовую стабильность и не считать дни от зарплаты до зарплаты, необходимо контролировать и планировать доходы и расходы. Это нужно делать и наемным работникам, и фрилансерам. Но у первых все достаточно просто: аванс и зарплата, несколько обязательных платежей. У фрилансеров все несколько сложнее. 

Больше переводов. Вместо предсказуемых доходов в одни и те же даты фрилансер может получать несколько платежей в неделю. И мелких, и не очень. Иногда они могут поступать хаотично. 

 

Если не контролировать денежные потоки, будет то густо, то пусто

Несколько источников дохода. Вместо одного работодателя у фрилансера могут быть разовые заказы или 2–3 постоянных клиента. В первом случае деньги могут поступать из десятка различных источников. 

Необходимость контролировать оплаты. Конечно, наемным работникам тоже могут задерживать зарплату. Но если вы ждете определенную сумму в конкретный день, то вряд ли упустите ее из виду. Когда деньги поступают хаотично от разных отправителей, можно запутаться, что оплатили заказчики, а что пока нет. 

Необходимость оплачивать налоги. За расчет и своевременную оплату налогов с дохода наемного работника отвечает бухгалтерия работодателя. На фрилансе следить за налогами, в том числе с партнерских программ, приходится самостоятельно. 

С такими особенностями финансовый учет занимает больше времени и требует повышенного внимания. Чтобы было проще справиться, можно использовать специальные инструменты. 

Нет плохих трат, есть только ненужные

Рассчитывайте лимиты реалистично. Если за прошлый месяц на продукты у вас ушло 15 тысяч, это не значит, что нужно срочно урезать их до десяти. Возможно, это ваш нормальный минимум, чтобы питаться качественно.

Не забывайте, что важно не только, сколько вы потратили, но и как именно. Например, раздел «шоппинг» прорвал лимиты из-за новой куртки на зиму два месяца назад

А в феврале сильно потратились на подарки, потому что у трёх друзей день рождения в один месяц. В этом нет ничего страшного, потому что вам не нужно урезать расходы по максимуму и лишать себя радостей жизни.

Цель контроля покупок в том, чтобы оптимизировать поток денег и проапгрейдить свою финансовую рутину.

Записывать, на что вы потратились, похоже на владение Apple Watch. Напрямую факт использования не повлияет на образ жизни. Свои плоды даст только вовлечённость в процесс, когда ПО является лишь персональным помощником.

И не важно, что вы выберете: Бюджет, CoinKeeper, MoneyViz, Дзен-мани или таблицу

Потому что получить максимум из своих финансов выйдет, если постоянно уделять им внимание. В один вечер откажетесь от газировки, на выходных не купите ненужную футболку

Зато отложите на что-то давно желаемое.

Вы всегда знаете, сколько у вас на руках сейчас и по итогу месяца. И это главный плюс, ради которого хотя бы на один месяц можно взять полный контроль над деньгами.

А не дать им управлять собой.

iPhones.ru

И один неочевидный вариант.

Рассказать

Павел

У меня 4 новых года: обычный, свой, WWDC и сентябрьская презентация Apple. Последний — самый ожидаемый, и ни капли за это не стыдно.

Дзен-мани: учёт расходов

Одно из главных преимуществ «Дзен-мани» заключается в том, что вам не придется вручную вносить каждый платёж и покупку. Приложение синхронизируется со всеми крупнейшими банками России, Украины, Беларуси, Казахстана, Узбекистана, Азербайджана, Молдовы и загружает информацию о счетах и операциях. При этом в нем будут бесплатно приходить уведомления о любых операциях, то есть можно отключить платные банковские смс.

«Дзен-мани» – это настоящий финансовый помощник, который всегда подскажет, сколько можно потратить, чтобы не остаться без денег перед зарплатой. А еще в нем можно устанавливать напоминания о платеже по кредиту, распределять расходы по категориям, видеть актуальный баланс по всем своим счетам и полную статистику расходов, составлять бюджет на месяц и многое другое. Причем в приложении можно вести, как как личный, так и семейный бюджет в общем аккаунте.

Разработчики постоянно совершенствуют интерфейс, добавляют новые возможности, оказывают поддержку пользователей.

В приложении доступна как бесплатная версия, так и платная с более расширенным функционалом.

MoneyManager

Утилита формирует денежные потоки наглядно демонстрируя уровень доходов и расходов выводя данные статистического анализа за любой отрезок времени. Программа обеспечивает доступ к данным с использованием компьютера. Применяется функция двойной записи, сервис позволяет планировать бюджет по разным индивидуальным категориям, управляя дебетовыми и кредитными картами. Часто проводимые операции можно добавлять в категорию «Избранного».
 
Юзеру доступна функция резервного копирования и восстановления данных, экспорт информации для отправки по электронной почте и в таблицы Excel. Конфиденциальность информации обеспечивается установкой личного пароля пользователя. Выбор редакции в Google Play. Рейтинг 4,6.

 
Скачать приложение для Android, для iOS

Удобно управлять деньгами

Мотивация: если платежи организованы удобно и совершаются быстро, то не копятся долги и не задерживаются поступления средств.

Потребителю нужно совершать платежи, принимать переводы и вовремя выполнять финансовые обязательства. Такие возможности дают мобильные банки и электронные кошельки, но последние в России недостаточно развиты из-за ограничений законодательства. Поэтому в качестве главного инструмента для транзакций квалифицированный пользователь будет выбирать мобильный банк, который сможет предложить развитые платежные функции и полноценный цифровой офис.

Ежегодно мы изучаем мобильные банки в рамках Mobile Banking Rank и формируем объективную систему оценки, которая позволяет нам найти лучшие приложения в категориях ежедневных задач, управления продуктами и цифровых экосистем

Среди всех исследованных мобильных банков требовательным пользователям стоит обратить внимание на приложения Тинькофф Банка, Альфа-Банка и Сбербанка.. Эти мобильные банки на данный момент лучше всех умеют подстраиваться под индивидуальные особенности финансового поведения пользователей и предлагают функции, которые высоко оценят требовательные клиенты:

Эти мобильные банки на данный момент лучше всех умеют подстраиваться под индивидуальные особенности финансового поведения пользователей и предлагают функции, которые высоко оценят требовательные клиенты:

1. Функции для выполнения финансовых обязательств. Налоги, пошлины, коммунальные счета и штрафы имеют свойство накапливаться — единовременное погашение может стать ощутимым ударом по кошельку, а нарушение срока платежа приведет к новым расходам. Хороший мобильный банк будет снижать эти риски с помощью подписок и уведомлений пользователя о необходимых действиях.
2. Автоматизация рутинных обязательных платежей. Регулярная оплата услуг, кредиты и рассрочки — сами по себе не сложные задачи, но требующие соблюдения сроков и отнимающие много времени в момент выполнения. Мобильный банк может сделать эту работу за пользователя с помощью подписок и автоплатежей, а клиент будет меньше думать о неприятных расходах и не копить долги.
3. Возможность оформить банковский продукт полностью онлайн. Дистанционное получение банковских продуктов особенно актуально в условиях пандемии и удаленной работы, когда человек скован различными ограничениями. Заказ продукта без визита в офис упрощает процедуру оформления и снижает порог входа в банковские сервисы.
4. Мгновенно открывать цифровые продукты при возникновении потребности. 2020-ый год показал рост востребованности цифровых дебетовых и кредитных карт, которыми можно начать пользоваться сразу же после открытия — с помощью Apple Pay или Google Pay. С такими возможностями пользователь может быстро принимать решения — получить новый выгодный продукт или финансирование от банка, когда в этом возникла потребность.
5. Удобное получение денег на карту от клиентов других банков. Мобильный банк — это центр управления движением средств, все приложения стараются дать пользователям удобные платежные функции. Но требовательный пользователь ищет возможность удобно и без задержек именно получать деньги на карту, потому практики лучших приложений связаны с возможностью снизить барьеры при входящих переводах — прямые ссылки на оплату или формирование QR-кодов, по которым клиенты других банков могут быстро перечислить средства.
6. Собирать деньги или делить расходы прямо в приложении. Обычно пользователям приходится использовать дополнительные инструменты, чтобы управлять сборами или расходами — подсчитывать чеки в калькуляторе, обсуждать в чатах, кто сколько должен. В некоторых приложениях пользователи могут удобно запрашивать деньги у других участников своих групп, например, через разделение покупок и отправку запросов, через которые можно сделать прямой перевод на карту банка. Это упрощает обмен средствами и снимает лишние хлопоты клиентов.

Домашняя бухгалтерия

class=»img-responsive»>Полностью соответствует своему названию —  разработчики сформировали утилиту, способную качественно работать сразу после скачивания. По умолчанию доступно четырнадцать категорий доходов и расходов с полноценными подкатегории.
 

Позволяет заводить счета в разных валютах, чтобы оперативно ориентироваться среди финансовых сбережений. Домашняя бухгалтерия подскажет куда деются деньги, выразив каждую операцию в деталях, отражая информацию графическим образом. Содержит функции синхронизации, резервного копирования данных, актуальные курсы валют. Сто тысяч установок.

 
Скачать приложение для Android, для iOS

Монитор счетов

class=»img-responsive»>Ежемесячно каждый человек совершает перечень обязательных финансовых операций, связанных с затратами на коммунальные услуги, аренду, оплату школ, садов, кружков, тренажерного зала. Просрочка по платежу чревата дополнительными расходами. Монитор счетов позаботится о своевременных выплатах, позволив привязать затратную строку к определенной календарной дате и установить напоминание. Весь перечень совершенных операций с деньгами сохраняется в истории платежей. Программа содержит встроенный поисковик, позволяющий найти информацию используя ключевые слова и отображает выплаты в виде красочной круговой диаграммы с пояснениями по каждому сегменту. Рейтинг 5,0 на App Store.

 
Скачать приложение для Android, для iOS

Дребеденьги — учет расходов

class=»img-responsive»>Четыре лаконичных группы: траты, доходы, обмен, перемещения. Позволяет составлять список покупок, формировать краткосрочный и долгосрочный бюджет, устанавливать цели и следить за прогрессом накопления. Поддерживает многопользовательский режим, умеет распознавать банковские смс-уведомления автоматически внося их в систему, ведет учет долгов и должников, наглядно демонстрируя виртуальный кошелек всем членам семьи, поддерживает ведение бухгалтерских операций в разных валютах, обеспечивает сохранность персональных данных установкой пароля.
 
Скачать приложение для Android, для iOS

HomeMoney

class=»img-responsive»>Имеет простой и удобный русскоязычный интерфейс, дополненный минимальным количеством настроек. Главный экран содержит вкладки счетов, записей и расходов, доступна функция синхронизации и добавление новой операции. Юзер получает доступ к учету расходов, переводу денежного потока со счета на счет, фиксируя остаток. Сотрудничая с веб-версией функциональные возможности приложения увеличиваются, позволяя пользователю: планировать бюджет, задавать цели и производить финансовый анализ операций. Рейтинг 4,5.

 
Скачать приложение для Android, для iOS

Goodbudget

class=»img-responsive»>Софт для контроля персональных расходов выполняющее функции личного финансового аналитика. Goodbudget предлагает пользователю сформировать финансовый план на месяц с привязкой платежей к определенным календарным датам, внеся данные отражающие допустимый размер затрат на обязательные платежи и иные категории расходов.
 
Программа продемонстрирует насколько точно юзер придерживается запланированной цели, отразив данные в виде круговой диаграммы с поясняющим материалом. Каждая операция сопровождается финансовым отчетом, функция синхронизации поддерживает до пяти устройств. Хороший рейтинг.
 
Скачать приложение для Android, для iOS

Учет расходов в Excel

class=»img-responsive»>Стабильно функционирующее приложение, работает с XLSX, XLSM файлами. Позволяет делить расходы и доходы на категории и под категории, отображать баланс кредитных карт, вести учет долгов и кассовых чеков, распределяя расходы по статьям, анализировать смс-сообщения, уведомления от популярных платежных систем и банков, осуществлять переводы между пользовательскими счетами. Софт оборудован финансовым калькулятором и функцией синхронизации, которая позволяет вести финансовый учет семейного бюджета, фирмы, малого предприятия.
 
Скачать приложение для Android, похожее для iOS

Acasa

class=»img-responsive»>Софт оценят люди, совместно снимающие квартиру или проживающие в общежитии. Основная цель acasa – контроль совместных трат. Позволяет добавить несколько пользователей, которые смогут создать личные транзакции. Утилита индивидуально оценивает баланс каждого счета и отслеживает долговые обязательства юзеров. Балансовые итоги и расчёты пересылаются должникам на электронную почту, позволяя сберечь нервы их оппонентам. Обновленная версия обзавелась функцией синхронизации, позволяя участвовать в финансовых операциях с помощью любых устройств.
 
Скачать приложение для Android, для iOS

«Дребеденьги»

Этот простой и удобный в использовании сервис обладает обширным набором возможностей для ведения бюджета, за что снискал высокую популярность у русскоязычной аудитории. Он предлагает учет доходов, чтобы знать на какую сумму стоит рассчитывать через месяц или год, и расходов, благодаря чему можно определить какие покупки являются целесообразными, а какие нет.

Для наглядности анализа в каждом из этих разделов можно завести категории, а траты помечать комментариями или скриншотами чеков.

Сервис «Дребеденьги» помогает вести учет расходов и доходов, а также анализировать бюджет

Кроме того, здесь продуманы инструменты планирования и статистики, первый из которых позволяет видеть динамику достижения поставленной цели, а второй — проводить анализ бюджета, рассматривая данные на графике.

Вся личная информация хранится в облаке, поэтому доступ к ней легко получить как через приложение, так и из браузера на ПК. Присутствует многопользовательский режим для семей, в котором каждый будет иметь собственную учетную запись, но общие статистику и бюджет. При этом один из них может иметь права администратора, устанавливая различный доступ к тем или иным данным.

Сервис доступен бесплатно, но с большим набором ограничений. Подписка обойдется в 599 рублей в год.

Expensify

Приложение Expensify получило титул «Лучшее приложение для командировок» мнению Business Insider, а его основная задача заключается в хранении и распознавании кассовых чеков. Для добавления конкретной суммы в приложение, достаточно сфотографировать квитанцию. Благодаря технологии SmartScan приложение самостоятельно вносит расходы, анализирует их и строит графики.

Приложение будет удобно и для тех, кто ведет бизнес: отчеты о расходах, утверждение рабочих процессов многоуровневых автоматических сверок кредитных карт, бухгалтерские интеграции Quick Books, Xero, NetSuite, Intcact, Oracle и Sage.

Ошибки, допускаемые при внедрении автоматизации финансового учета

При внедрении автоматизации учетного процесса допускаются следующие ошибки:

1. неодинаковое понимание участниками процесса цели автоматизации;

При разработке и внедрении проекта автоматизации надо четко обозначить цель, в соответствии с которой разрабатывается программа мероприятия. Без детальной проработки цели процесс автоматизации будет рассматриваться участниками с разных точек зрения, что в итоге приводит к недопониманию и лишним действиям.

неверное позиционирование проекта автоматизации;

Проект автоматизации финансового учета предусматривает работу не только IT-специалистов, но и других сотрудников, в том числе бухгалтеров, кадровиков, экономистов и финансистов, а также руководителей отделов производства и реализации продукции. Качественная разработка и внедрение мероприятия должна стать командной целью, достижение которой возможно только при приложении совместных усилий.

неверный план управления проектом автоматизации;

После определения цели необходимо разработать план управления проектом автоматизации финансового учета. Он включает конкретные этапы мероприятия, выполнение которых будет контролироваться руководством компании. Кроме того, план должен быть в виде официального документа, представляемого на рассмотрение и утверждение руководителями структурных подразделений.

определение полномочий и обязанностей каждого участника;

При внедрении автоматизации финансового учета каждому участнику процесса отводится соответствующая роль, определяемая функциональными обязанностями. При этом обязанности конкретных исполнителей должны иметь разграничение, чтобы они не пересекались между собой и не запутывали процесс реализации мероприятия.

не используются стандартные действия по управлению проектом автоматизации;

Для упрощения процесса и снижения временных и трудовых затрат целесообразно использовать стандартные приемы и способы. Их применение позволяет разработать и внедрить автоматизацию в кратчайшие сроки и при этом исключить какие-либо ошибки.

работа низкоквалифицированного персонала.

Внедрение автоматизации финансового учета — это трудоемкий процесс, качественное выполнение которого возможно только при работе высококвалифицированных специалистов. Если к выполнению задачи привлекать работников с низким уровнем теоретических и практических знаний, возможно затягивание процесса и получение некачественных результатов.

Все ошибки следует учитывать при разработке программы автоматизации финансового учета с целью повышения эффективности и результативности проводимого процесса.

KeepFinance: учет расходов и доходов

KeepFinance можно отнести к профессиональному инструменту для контроля личных финансов. Функционал программы позволяет импортировать транзакции из SMS-сообщений банков. Для этого достаточно один раз настроить шаблоны сообщений. Главный экран очень информативен – здесь можно видеть остатки на счетах, сводку по расходам и даже напоминания о важных платежах. На верхней панели есть значки, изображающие «плюс» и «минус». Через них можно оформить доходы и расходы.

Для быстрого добавления расходной операции следует задействовать правый экран (прокрутка влево) – здесь в два касания можно добавить расход. Для этого вводим сумму, указываем счет для списания и категорию расхода. Еще одной «фишкой» приложения является то, что на экране блокировки смартфона можно видеть текущий баланс. Складывается ощущение, что носишь с собой не телефон, а кошелек. Есть функция планирования расходов по категориям – можно задать соответствующие лимиты и следить за приближением к ним.

Необходимо упомянуть, что в бесплатной версии KeepFinance есть некоторые ограничения: доступен только один кошелек, можно использовать не более пяти счетов, а также один источник дохода. Еще есть ограничения, касающиеся отчетов – в бесплатном приложении доступны только простые отчеты по доходам и расходам. Несмотря на это, информативности отчетов вполне хватает для эффективного управления личными финансами. Чтобы построить отчеты, нужно зайти в раздел «сводка» (через главное меню). Здесь все просто – выбираем отчетный период и получаем сводку по расходам и доходам (в нижней части есть панель для выбора типа отчета – расходы, доходы и сводка).

Справочник доходов и расходов – одноуровневый (то есть нет вложенных категорий). Вряд ли это является недостатком приложения, но некоторые продвинутые пользователи могут испытывать неудобства.

Выводы. Приложение KeepFinance оставило приятные впечатления – продуманный интерфейс и легкость ввода данных делают программу довольно привлекательной. Базовый (бесплатный) набор функций удовлетворит любой семейный бюджет. Для ленивых есть полезная функция – распознавание транзакций в SMS-сообщениях от банков. Один раз настроил шаблоны, и приложение само вводит данные (если расплачиваться банковской картой). Программа будет полезна не только новичкам, но и более продвинутым пользователям, которым для ведения домашней бухгалтерии требуется расширенный функционал.

CoinKeeper

Цена: базовая версия – бесплатно, премиум – 149 руб. в месяц.

Первое, за что можно сразу полюбить CoinKeeper – это отсутствие  необходимости проходить регистрацию. Никаких имён, дат рождения или привязки к социальным сетям – сразу открываете приложение и начинаете пользоваться.

                               

Интерфейс CoinKeeper простой: в верхней части главного меню находятся ваши кошельки, а в нижней – категории расходов. По умолчанию к расходам относятся продукты, транспорт, еда вне дома, домашнее хозяйство, развлечения и услуги. Если такое деление вас не устраивает, можно добавлять новые категории, удалять старые и менять их местами.

Для добавления записи о расходах достаточно провести пальцем от кошелька до нужной категории. После этого можно указать потраченную сумму, добавить комментарий, выбрать дату и указать периодичность платежа. Впрочем, если у вас нет времени или желания расписывать так подробно, достаточно ограничиться одним лишь вводом цифр.

В CoinKeeper также есть статистика расходов и доходов, её можно посмотреть по месяцам или дням. Приложение подаёт статистику в виде графиков и диаграмм, что очень удобно.